Regulamin
Regulamin świadczenia usługi dostępu do systemu Live-Docs DMS.
Zalogowanie się do systemu jest równoznaczne z akceptacją poniższego regulaminu.
§1. DEFINICJE
Pojęcia wyjaśnione poniżej są również w celu wyróżnienia pisane w całym tekście z wielkiej litery.
1. Usługodawca - Live-Docs Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie pod adresem ul. Wadowicka 8a, 30-415 Kraków, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa - Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000763827, REGON 382141552, NIP 6751690126.
2. System – oznacza system zarządzania dokumentami Live-Docs DMS lub jego część, oprogramowanie stanowiące własność Usługodawcy lub do którego rozpowszechniania ma prawa, obejmujące wykonywalny maszynowo kod programu - będący utworem w rozumieniu Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych – utrwalony na nośnikach magnetycznych lub optycznych.
3. Usługa - świadczenie wykonywane przez Usługodawcę na rzecz Klienta, polegające na udostępnieniu Systemu w formie serwisu internetowego pod adresem https://live‑docs.com dostępnego przez przeglądarkę internetową, zapewnieniu jego sprawnego działania oraz przechowywaniu, przetwarzaniu i zabezpieczeniu danych wprowadzanych przez Klienta do Systemu. Usługodawca testuje i gwarantuje poprawne działanie Systemu w następujących przeglądarkach:
1. Mozilla Firefox (wersja 53 lub nowsza)
2. Opera (wersja 45 lub nowsza)
3. Internet Explorer (wersja 11 lub wyższa)
4. Google Chrome (wersja 58 lub wyższa)
4. Klient - podmiot zlecający Usługodawcy świadczenie Usługi. Zlecenie Usługi następuje poprzez zawarcie na piśmie Umowy o świadczenie usługi dostępu do systemu Live-Docs DMS stanowiącej załącznik do niniejszego regulaminu.
5. Oprogramowanie pomocnicze – oznacza oprogramowanie instalowane oddzielnie, umożliwiające rozszerzenie funkcjonalności Systemu.
6. Przeglądarka Internetowa - oprogramowanie umożliwiające korzystanie z Usługi zainstalowane na urządzeniach Klienta.
7. Użytkownik – osoba fizyczna, której Klient udzielił zezwolenia na korzystanie ze swojego Konta Firmowego. Użytkownikiem może, ale nie musi, być pracownik Klienta. Użytkownik posiada możliwość zalogowania się do Systemu za pomocą otrzymanych danych, tj. nazwy Użytkownika oraz hasła. Ponieważ System służy również do przetwarzania przez Użytkowników danych osobowych podczas tworzenia konta użytkownika musi zostać podane jego imię i nazwisko.
8. Update – wgranie nowej wersji Systemu, która w stosunku do wersji poprzedniej ma usunięte ujawnione Usterki i/lub uaktualnianą listę funkcji.
9. Usterka – niezdolność Systemu do realizacji funkcji zgodnie z zakresem ustalonym między Usługodawcą a Klientem, wynikająca z przyczyn, za które odpowiada Usługodawca.
10. Siła wyższa - stanowi zdarzenie zewnętrzne niemożliwe do przewidzenia i niemożliwe do zapobieżenia, któremu strona pomimo dochowania należytej staranności zapobiec nie mogła, takie jak np. katastrofa naturalna, strajk powszechny, wojna, akty władzy państwowej.
11. Konto Firmowe – skonfigurowana i udostępniona Klientowi Usługa, w ramach której pojedyncza firma zarządza kontami swoich Użytkowników i przechowuje swoje dane. Wszystkie dane wprowadzone przez Użytkowników są widoczne i dostępne tylko i wyłącznie w ramach tego samego Konta Firmowego , w którym zostały wprowadzone.
12. Cennik - zestawienie obowiązujących opłat za korzystanie z płatnych części serwisu.
13. Opłata - wynagrodzenie określone Cennikiem wnoszone z góry przez Klienta za Usługę świadczoną w ustalonym Okresie Rozliczeniowym.
14. Plan Taryfowy – informacje o liczbie Użytkowników, Funkcjonalności, Opłacie i długości Okresu Rozliczeniowego.
15. Okres Rozliczeniowy - okres trwający od opłacenia Usługi przez liczbę dni przewidzianą Planem Taryfowym.
16. Okres Testowy - okres liczony w dniach, w których Klient ma czas na przetestowanie Usługi bez konieczności wnoszenia opłaty i dalszego przedłużania świadczenia Usługi.
§2. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Przepisy zawarte w niniejszym Regulaminie określają zakres i warunki Usługi świadczonej przez Usługodawcę.
2. Usługodawca zastrzega sobie możliwość modyfikacji Regulaminu świadczenia Usługi i Cennika. W takim wypadku Klient zostanie szczegółowo poinformowany o zmianach pocztą elektroniczną.
3. Zmiana Regulaminu i Cennika zaczyna obowiązywać od pierwszego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego. Zmiana nie może zacząć obowiązywać wcześniej niż 14 dni kalendarzowych od opublikowania na stronie internetowej Usługodawcy nowego Regulaminu lub Cennika.
§3. ZAWARCIE I ROZWIĄZANIE UMOWY
1. Korzystanie z Usługi wymaga zawarcia Umowy między Usługodawcą a Klientem.
2. Umowa zawierana jest poprzez wypełnienie elektronicznego formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie internetowej Usługodawcy lub pisemnie. Wzór umowy pisemnej jest dostępny jako załącznik niniejszego Regulaminu.
3. Wypełnienie formularza rejestracyjnego jest jednoznaczne z oświadczeniem o przeczytaniu i akceptacji warunków niniejszego Regulaminu w całości.
4. Podając swoje dane identyfikacyjne w formularzu rejestracyjnym, Klient potwierdza ich autentyczność i zgodność ze stanem faktycznym. Usługodawca przed uruchomieniem usługi może zweryfikować podane przez Klienta dane.
5. Jeżeli indywidualne ustalenia nie mówią inaczej (np. umowa nie została zawarta na czas okreslony), klient ma prawo wypowiedzieć Umowę w dowolnej chwili, wysyłając oświadczenie pocztą elektroniczną za potwierdzeniem dostarczenia do Usługodawcy na adres support@live‑docs.com. W celu uniknięcia nieautoryzowanych prób wypowiedzenia Umowy Klient potwierdzi wypowiedzenie telefonicznie. Potwierdzenie telefoniczne odbędzie się poprzez wykonanie połączenia przez pracownika Usługodawcy na wskazany w danych rejestracyjnych numer telefonu. Dogodny dla Klienta termin rozmowy może zostać ustalony drogą elektroniczną.
6. Klient ma prawo wypowiedzieć Umowę w przypadku nie zaakceptowania nowych warunków Regulaminu lub Cennika, w okresie pomiędzy ich opublikowaniem, a wejściem ich w życie. W takim przypadku Usługodawca zobowiązuje się do zwrotu opłaty wniesionej z góry za niewykorzystany okres.
7. Wypowiedzenie umowy wiąże się z nieodwracalnym usunięciem Konta Firmowego Klienta wraz ze wszystkimi danymi.
8. Zaleganie z opłatami za Usługę za okres dłuższy niż 30 dni traktowane jest jako wypowiedzenie Umowy przez Klienta bez podania przyczyny. Usługodawca może usunąć w takim przypadku Konto Firmowe Klienta.
§4. PRAWA I ZOBOWIĄZANIA KLIENTA
1. Klient ma prawo do korzystania z Usługi z zachowaniem warunków niniejszego Regulaminu.
2. Klient ma prawo do zgłaszania zapotrzebowania na nowe funkcjonalności i innych sugestii oraz zgłaszania dostrzeżonych błędów, za pomocą poczty elektronicznej na adres support@live-docs.com.
3. Klient zobowiązany jest do terminowego uiszczania opłat za Usługę.
4. Klient nie będzie odpowiedzialny za jakikolwiek przypadek nie wykonania lub zwłoki w wykonaniu swoich zobowiązań wynikających z Umowy, powstałych w wyniku Siły Wyższej.
5. Dane zgromadzone w systemie stanowią własność Użytkownika i na pisemny wniosek Użytkownika będą mu wydane w formie pliku zrzutu wszystkich plików zgromadzonych w ramach Konta Firmowego oraz pliku CSV z wartościami atrybutów. Pliki kopii nazwane są identyfikatorami numerycznymi, ich rzeczywiste nazwy dostępne są w odpowiedniej tabeli bazy danych.
6. Dane zostaną wydane na nośniku o odpowiedniej do wielkości danych pojemności, dostarczonym przez Klienta. Nośnik musi być pustym dyskiem zewnętrznym podłączanym przez interfejs USB.
7. Zabronione jest umieszczanie w Systemie materiałów niedozwolonych prawem oraz podejmowania wszelkich działań niezgodnych z prawem, w tym podejmowania prób blokowania działania Systemu, podejmowania prób wykradania danych innych Użytkowników i Klientów, umieszczania wirusów, skryptów służących wykradzeniu tożsamości, oraz podejmowania innych podobnych działań. W przypadku stwierdzenia przez Usługodawcę prób podejmowania przez Użytkownika tego typu działań, Usługodawca zastrzega sobie możliwość natychmiastowego zablokowania Konta Firmowego Klienta oraz poinformowania o tych działaniach odpowiednich organów wymiaru sprawiedliwości.
8. Klient tworząc Użytkowników w ramach udostępnionego Konta Firmowego stwierdza, że posiada zaufanie do tych Użytkowników oraz ponosi odpowiedzialność za działania Użytkowników przypisanych do Konta Firmowego w ramach używania Usługi. W przypadku stwierdzenia działalności niezgodnej z prawem podejmowanej przez Użytkowników przypisanych do Konta Firmowego Klienta, Klient może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej lub cywilnej z tego tytułu.
§5. PRAWA I ZOBOWIĄZANIA USŁUGODAWCY
1. Usługodawca zobowiązuje się do starannego świadczenia Usługi.
2. Usługodawca dokłada wszelkich starań, aby dane wprowadzane przez Klienta były bezpiecznie przesyłane, przechowywane i zabezpieczone przed niepowołanym dostępem.
3. Usługodawca zobowiązuje się do zapewnienia trwałości danych wprowadzonych przez Klientów do Systemu, między innymi poprzez wykonywanie codziennych kopii danych i przechowywanie ich w bezpiecznym miejscu. W przypadku stwierdzenia awarii systemu, Usługodawca zastrzega sobie możliwość przywrócenia systemu do stanu z ostatniej wykonanej kopii bezpieczeństwa.
4. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki spowodowane ujawnieniem przez Użytkownika hasła do swojego konta osobom trzecim.
5. W przypadku awarii czas przywrócenia Usługi nie może być dłuższy niż 24 godziny.
6. Usługodawca nie odpowiada za zakłócenia w realizacji Usługi spowodowane:
1. nieprawidłowym funkcjonowaniem Przeglądarki Internetowej Klienta
2. nieprawidłowym funkcjonowaniem łącza internetowego
3. awariami technicznymi sprzętu serwerowego używanego do świadczenia Usługi
4. spowodowane przyczynami niezależnymi od Usługodawcy
7. Usługodawca zobowiązuje się, że usunie bezpłatnie wszelkie awarie i usterki systemu, zauważone przez Usługodawcę lub Klienta, w czasie jego eksploatacji.
8. Usługodawca będzie dostosowywał system do zmian przepisów prawa w zakresie objętym Umową oraz będzie bez żadnych dodatkowych opłat przeprowadzał update'y systemu, które są konieczne do zapewnienia poprawności jego działania oraz takie, które mają na celu poprawę lub zwiększenie funkcjonalności. Na czas trwania prac aktualizacyjnych Usługodawca może blokować dostęp do Usługi jednakże Usługodawca dołoży wszelkich starań, aby przerwy takie następowały w czasie, który spowoduje możliwie najmniejsze zakłócenia w działaniu Systemu dla Użytkowników.
9. Usługodawca zastrzega sobie prawo wysyłania do Użytkowników pocztą elektroniczną ważnych informacji dotyczących Usługi, w tym informacji o nowych wersjach Systemu, planowanych przerwach konserwacyjnych, zmianach w Regulaminie lub Cenniku usługi, oraz informacji handlowych dotyczących Usługi.
10. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki niewłaściwego używania Systemu.
11. Usługodawca nie odpowiada za treść danych wprowadzanych do Systemu przez Użytkowników.
12. Czas usunięcia Konta Firmowego Klienta może wynieść do 21 dni od dnia rozwiązania Umowy.
§6. OCHRONA DANYCH
1. Dane jakie zostaną zgromadzone na serwerze Usługodawcy w związku z wykonywaną Usługą stanowią informacje poufne i nie będą ujawniane przez Usługodawcę osobom trzecim.
2. Administratorem danych osobowych wprowadzonych przez Użytkowników do Konta Firmowego w rozumieniu Ustawy o Ochronie Danych Osobowych jest Klient.
3. Usługodawca zobowiązuję się do nieprzetwarzania danych zgromadzonych na serwerze Usługodawcy w związku z wykonywaną Usługą do celów innych niż:
1. świadczenie Usługi
2. wykonywanie i odtwarzanie kopii zapasowych
3. cykliczne testowe odtwarzanie kopii zapasowych w celu sprawdzenia ich poprawności
4. zautomatyzowane gromadzenie danych statystycznych dotyczących sposobu użycia Systemu przez Użytkowników
4. Klient wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych podanych podczas rejestracji Usługi w celu wystawienia faktur oraz świadczenia Usługi przez Usługodawcę.
5. Usługodawca zobowiązuje się do nieudostępniania danych Klienta innym podmiotom.
6. Usługodawca ma prawo do opublikowania nazwy firmy i adresu strony internetowej Klienta na swojej liście referencyjnej, jeżeli Klient nie zgłosi w tej kwestii zastrzeżenia.
§7. ROZLICZENIA
1. Klient zobowiązany jest uiszczać Opłatę za Usługę w wysokości określonej w Cenniku przed rozpoczęciem każdego nieopłaconego Okresu Rozliczeniowego.
2. Do Opłaty doliczany będzie podatek od towarów i usług VAT w wysokości zgodnej z obowiązującymi przepisami.
3. Użytkownik systemu upoważnia Usługodawcę do wystawiania faktur VAT bez jego podpisu.
4. Zapłata za Usługę nastąpi przelewem na konto Usługodawcy.
5. Opłaty nie będą naliczane przez pierwszych 30 dni korzystania z usługi, które stanowią jej Okres Testowy.
6. W celu umożliwienia wystawiania faktur pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, za wykorzystaną usługę w czasie trwania bieżącego miesiąca, w którym upłynął Okres Testowy, zostanie naliczone wyrównanie zgodnie z proporcją dzienną w rozliczeniu najbliższego pełnego Okresu Rozliczeniowego.
§8. REKLAMACJE
1. Reklamacje dotyczące usterek ujawnionych przez Klienta powinny zostać przekazane e-mailem na adres support@live-docs.com lub na piśmie do Usługodawcy w terminie 7 dni od ich wykrycia. Usługodawcy przysługuje prawo do uzyskania dodatkowych wyjaśnień w sprawie zgłoszonej Usterki.
2. Reklamacja powinna wskazywać Użytkownika oraz czas i szczegółowe okoliczności wystąpienia problemu. W przypadku wystąpienia komunikatu błędu konieczne jest przekazanie jego dokładnej treści.
3. Ujawnione Usterki będą usuwane w ciągu 14 dni roboczych od daty zgłoszenia, w postaci wykonania Update’u Systemu. Usterki mające charakter krytyczny – tj. uniemożliwiające wykonanie zadania przez Użytkownika w alternatywny sposób – będą usuwane niezwłocznie, a ich zgłoszenie zostanie przyjęte przez Usługodawcę za pośrednictwem skrzynki support@live-docs.com pocztą elektroniczną lub pisemnie.